مشاور ایزو , آموزش ایزو , ISO , گواهینامه ایزو , انواع استاندارد , انواع سیستم

چه انتظاراتی از اتوماسیون اداری داشته باشیم؟

شناخت و تعریف درستی از اتوماسیون اداری

از سال ها قبل, اسیر شدن در کاغذ بازی و گرفتاری هایی که بواسطه آن در سازمان های کوچک و بزرگ وجود داشت، از دغدغه های مدیران و کارشناسان بوده و کماکان می باشد.

با توجه به اینکه سازمان یا شرکت در چه مرحله ای قرار دارد و میخواهد به سمت طراحی و استقرار اتوماسیون اداری برود که شناخت آن بسیار اهمیت دارد، اما قبل از آن بایستی بدانیم که سازمان/شرکت تعریف درستی از , ارتباطات اداری, سیستم اتوماسیون اداری, کاربر اتوماسیون اداری, کاربرد اتوماسیون اداری, مزایای اتوماسیون اداری و یا بطور مشخص تر ,, معنی اتوماسیون اداری, ( ,, اتوماسیون اداری چیست؟ ,,) ، دارد یا نه؟

داشتن ذهنیت درست و صحیح برای اینکه ما چه هدفی داریم و چه میزان به اهداف خود اشراف داشته و تعریف درستی از آنها در ذهنمان وجود دارد، برای تمامی انسان ها دارای اهمیت است و این موضوع زمانی بصورت ویژه قابل تامل میشود که بدانیم مدیر و رهبر یک سازمان میخواهد در راستای وظیفه سازمانی خود, هدایت و راهبری سازمانی را انجام داده و سیستم ها و استانداردهای مناسب و مطلوب سازمان خود را انتخاب نماید.

آیا میتوان انتظار داشت مدیری که از اتوماسیون اداری تنها به میزان یک , اتوماسیون تغذیه دانشگاه , شناخت دارد و یا فقط از سیستم اتوماسیون اداری ذهنیت , تایپ و نامه اداری , را دارد، بتواند راهبر مناسبی برای طراحی, آموزش, استقرار, جاری سازی و نگهداری اتوماسیون اداری باشد.

فراخور ابعاد سازمانی مدیران ارشد سازمان میتوانند با داشتن شناخت و درک صحیحی از سازمان متبوع خویش و همچنین دانستن , مزایای اتوماسیون اداری, و , معایب اتوماسیون اداری,  گام در مسیر طراحی و استقرار اتوماسیون اداری گذاشته و با چالش های اتوماسیون اداری روبرو شده و با انتخاب بهترین راه حل ها، مسیر پیش روی سازمان را هموار و در طی روند اجرای کار , بهبود مستمر فرآیندها , را نهادینه نماید.

بهترین راهکار و پیشنهادی که می توان به مدیران ارشد سازمان ها در راستای, پیاده سازی اتوماسیون اداری , داد، استفاده از ,مشاور اتوماسیون اداری, می باشد. البته انتخاب چنین مشاورانی خود نیاز به آگاهی و اشراف به موضوعات گفته شده دارد و یک ,چالش مدیریتی, است. 

فارغ از اینکه سازمان ها/شرکت ها چگونه و با چه دیدگاهی رویکرد حرکت به سمت استقرار اتوماسیون اداری را برگزیده اند، پرسش اساسی شکل میگیرد، که:

چه انتظاری از اتوماسیون اداری داشته باشیم ؟

با در نظر گرفتن متن نوشته شده در بالای صفحه و همچنین مطالب گفته شده در فایل صوتی موجود، بهتر می توانیم در خصوص انتظاراتمان از اتوماسیون اداری صحبت کنیم. با توجه به نوع و نحوه سازمانی که اتوماسیون اداری در آن طراحی و استقرار یافته است و همچنین به صورت کلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

 

  •  صرفه جویی در مصرف کاغذ و حرکت در مسیر , سیستم مدیریت زیست محیطی , ISO 14001:2015 , 
  • انجام فعالیت های اداری در هر زمان و هر مکان که مورد نیاز باشد
  • اتوماتیک و خودکار کردن برخی از عملیات های اداری (میتوان تمام و یا قسمتی از هر فرآیند اداری را در اتوماسیون اداری اتوماتیک کرد) و بواسطه آن صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی و …
  • کنترل و نظارت کامل و بهینه بر مستندات و سوابق در حجم کمتر و دسترسی سریع با امنیت بالا
  • حذف دبیرخانه های کلاسیک با انبوه دفاتر اندیکاتور و نفرات مرتبط
  • به حداقل رسیدن عدم انطباق هایی که بواسطه نیروی انسانی بوجود می آیند
  • مدیریت بهتر گردش فرآیند اداری با شفافیت بالا
  • پایش و ارزیابی بهتر فرآیندهای اداری و تولید گزارش های مورد نیاز با سرعت و دقت بالا
  • مدیریت و کنترل بهتر نیروهای انسانی مرتبط با اتوماسیون اداری
  • بالا بردن رضایت ارباب رجوع با اطلاعاتی که از مراحل مختلف فرآیندهای اداری از طریق اتوماسیون اداری در اختیار ایشان قرار می گیرد (جلوگیری از اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع)
  • انجام ارتباطات و تعاملات اداری با سازمان ها و شرکت های مختلف دولتی و خصوصی
مدیر سایت

نوشته‌های مرتبط

قوانین ارسال دیدگاه

  • دیدگاه های فینگلیش تایید نخواهند شد.
  • دیدگاه های نامرتبط به مطلب تایید نخواهد شد.
  • از درج دیدگاه های تکراری پرهیز نمایید.
دیدگاه‌ها

*
*

    ميترا پاسخ

    سلام ، من کار مند یک شرکت بازرگانی هستم در استان آذربایجان شرقی (تبریز) ما به مدت دو سال است که از اتوماسیون اداری استفاده میکنیم و باتوجه به اینکه من ارتقا شغلی پیدا کردم انگیزه بالایی دارم که در خصوص ماژول تدارکات اتوماسیون اداری در دوره های آموزشی شما شرکت کنم ..
    لطفا من را راهنمایی کنید و هزینه های دوره را اعلام کنید. با تشکر

      مدیر سایت پاسخ

      سلام
      تا جایی که من از متن شما متوجه شده ام شرکت شما به سمت استقرار ماژول های یک نرم افزار کامل داره حرکت میکنه ( بطور مثال استقرار نرم افزار ERP )، خیلی خوبه که شما در کاری که دارید انجام میدهید با انگیزه به دنبال کسب دانش و ارتقاء خودتون هستید.
      از طریق دفتر شرکت تقویم آموزشی فصل زمستان رو دریافت بفرمایید.
      موفق باشید

    کاملیا علوی پاسخ

    خسته نباشید
    آیا از بیرون از سازمان هم می توان به اتوماسیون اداری دسترسی داشت؟

    عتیقی نژاد پاسخ

    خسته نباشید
    نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری چه تفاوتی با هم دارند؟ لطفاً راهنمایی بفرمائید؟